HƯỚNG DẪN

Công tác tổ chức bàn giao nhiệm vụ

A- NGUYÊN TẮC CHUNG:

- Khi có quyết định thay đổi chức vụ, chuyển công tác hoặc nghỉ việc, nghỉ hưu…, các đơn vị phải tiến hành tổ chức bàn giao nhiệm vụ lại cho công chức, viên chức nhận chức vụ mới thay thế hoặc thủ trưởng đơn vị;

- Bàn giao phải được tiến hành công khai, đảm bảo đủ thành phần tham dự theo quy định;

- Biên bản bàn giao phải có thư ký biên bản, hai bên (giao, nhận) và người chủ trì bàn giao ký tên. Biên bản bàn giao phải được lưu trữ lâu dài tại cơ quan, đơn vị và cấp trên quản lý trực tiếp.

B- MỘT SỐ ĐIỂM QUY ĐỊNH CỤ THỂ:

1- Thành phần tham dự bàn giao:

a) Đối với cấp trưởng: Ngoài bên giao và bên nhận, mời các thành phần sau:

a1- Đại diện Phòng GDĐT (lãnh đạo và các bộ phận: tổ chức, tài chính, chuyên môn, thư viện- thiết bị).

a2- Đại diện UBND địa phương (xã, TT) và các cơ quan chức năng có liên quan (tổ chức, tài chính).

a3- Đại diện các tổ chức tại đơn vị: Lãnh đạo đơn vị, tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên, thanh tra nhân dân và cốt cán của đơn vị.

b) Đối với cấp phó trở xuống: Chỉ có các thành phần được quy định ở mục a3 và do thủ trưởng đơn vị chủ trì. Nếu có những vấn đề phức tạp thì có thể mời thêm các thành phần khác được quy định ở điểm a1 và a2.

2- Nội dung bàn giao:

Việc bàn giao nhiệm vụ phải được thể hiện rõ các nội dung sau đây:

a) Về nhân sự:Bàn giao rõ tổng biên chế cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh thuộc thẩm quyền quản lý, lập danh sách cán bộ, giáo viên, nhân viên hoặc thống kê số liệu học sinh theo từng lớp, khối lớp. Nêu được các điểm cần lưu ý để người mới tiếp nhận và điều hành đạt kết quả tốt.

b) Về cơ sở vật chất: Phải tiến hành thành lập Đoàn kiểm kê tài sản mà bản thân người bàn giao có trách nhiệm quản lý. Biên bản kiểm kê tài sản phải thể hiện rõ số lượng, chủng loại, chất lượng của từng loại tài sản. Biên bản kiểm kê tài sản phải được đối chiếu với sổ tài sản của đơn vị. Nếu có tài sản không sử dụng được thì phải thực hiện việc thanh lý tài sản đảm bảo đúng nguyên tắc quy định. Biên bản kiểm kê tài sản là 1 phụ lục kèm theo biên bản bàn giao.

c) Về tài chính:Thực hiện việc khóa các loại sổ sách, hồ sơ đến thời điểm bàn giao; thành lập tổ kiểm kê tiền mặt tại đơn vị. Bàn giao về tài chính phải cụ thể, rõ ràng từng loại quỹ mà người bàn giao có trách nhiệm quản lý. Biên bản và phụ lục bàn giao về tài chính phải thể hiện rõ tổng kinh phí (từng loại quỹ). Trong đó, phải nêu rõ các khoản: tiền mặt, tiền gởi tại kho bạc, tiền tạm ứng, tiền còn nợ … và phải lưu ý hướng tiếp tục sử dụng kinh phí trong thời gian tới.

d) Về chuyên môn: Bàn giao toàn bộ hồ sơ, sổ sách về chuyên môn đang quản lý, kể cả tài liệu được cấp phát để sử dụng trong hoạt động (kèm theo danh mục được liệt kê). Cần lưu ý đối với người mới nhận nhiệm vụ về các vấn đề còn vướng mắc, khó khăn trong việc thực hiện, những công việc còn dở dang cần phải tiếp tục giải quyết.

Như vậy, biên bản bàn giao phải kèm theo 4 phụ lục về : Cơ sở vật chất, Tài chính, nhân sự và chuyên môn.

3) Quy trình bàn giao:

Khi nhận được quyết định phải xúc tiến việc bàn giao. Việc bàn giao không thể kéo dài sau 15 ngày kể từ ngày nhận được quyết định.

a) Đối với cấp trưởng:

            a1. Ra quyết định thành lập Ban kiểm kê tài sản, thành phần gồm:

            - Trưởng ban: Thủ trưởng đơn vị phụ trách chung và một số công việc đang phụ trách trực tiếp;

            - Phó ban: Các Phó Thủ trưởng đang phụ trách các công việc trực tiếp (chuyên môn, cơ sở vật chất …);

- Thư ký: Thư ký HĐ trường hoặc người tổng hợp được các biên bản do thủ trưởng đơn vị chọn;

- Các thành viên: Các cá nhân liên quan đến tài chính, tài sản và các công việc đang phục trách phải bàn giao (Kế toán, Thủ quỹ, Văn thư, Giáo vụ, Thư viện, CB phụ trách các phòng chức năng THTN, thiết bị, đoàn thể …);

a2. Tổ chức kiểm kê và tổng hợp biên bản (đóng thành tập hồ sơ).

a3. Thực hiện bàn giao thực tế tại đơn vị giữa thủ trưởng cũ, thủ trưởng mới và các bộ phận liên quan trước khi tổ chức họp bàn giao.

a4. Phát hành thư mời và tổ họp chức bàn giao (thành phần như B.1.a).

b) Đối với cấp phó trở xuống:

            b1. Ra quyết định thành lập Ban kiểm kê tài sản, thành phần gồm:

            - Trưởng ban: Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng phụ trách công việc sẽ bàn giao;

            - Phó ban: Phó Thủ trưởng phụ trách công việc sẽ giao, nhận hoặc các bộ phận đang phụ trách các công việc sẽ giao, nhận nhiệm vụ;

- Thư ký: Thư ký HĐ trường hoặc người tổng hợp được các biên bản;

- Các thành viên: Các cá nhân liên quan công việc giao, nhận nhiệm vụ;

a2. Tổ chức kiểm kê và tổng hợp biên bản (đóng thành tập hồ sơ)

a3. Tổ chức bàn giao (thành phần như B.1.b).

4- Báo cáo và lưu trữ biên bản bàn giao:

Biên bản bàn giao phải được lập nhiều bản và đóng thành tập hồ sơ gởi kèm theo biên bản tổng hợp trong buổi tổ chức họp bàn giao, gồm:

- Lưu 01 bản tại đơn vị (bộ phận văn thư lưu trữ);

- Cá nhân bên giao và bên nhận mỗi người 01 bản;

- Gởi báo cáo cho cơ quan cấp trên 05 bản (bộ phận TCCB (1), bộ phận Kế toán- Tài vụ(1), bộ phận chuyên môn (1), bộ phận Thư viện- thiết bị (1) và UBND xã, thị trấn (1).

* Lưu ý:

- Đối với các đơn vị trực thuộc phòng GDĐT: Hồ sơ báo cáo gởi về Phòng GDĐT và UBND địa phương. Riêng đối với Phòng GDĐT phải gởi về Sở GDĐT và UBND huyện;

- Trong quá trình thực hiện bàn giao, nhưng chưa đạt yêu cầu thì phải tiến hành thực hiện việc tổ chức bàn giao lại theo đúng quy định của ngành.

Yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị tổ chức thực hiện đúng hướng dẫn này, nếu có vấn đề chưa rõ cần liên hệ với Đ/c Xuân để được giải thích thêm./.

Mẫu 3- TMBG

THƯ MỜI

Về việc bàn giao nhiệm vụ Hiệu trưởng

(đơn vị) ……………………………………..

Kính gởi: …………………………

Căn cứ Hướng dẫn số 499/HD-PGDĐT ngày 01/8/2013 của Phòng Giáo dục và Đào tạo Tịnh Biên về việc hướng dẫn công tác tổ chức bàn giao nhiệm vụ;

Căn cứ (các Quyết định bổ nhiệm, điều động …) …………………… …;

                            HIỆU TRƯỞNG …………………..

Trân trọng kính mời ông (bà) đại diện:

- Lãnh đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo Tịnh Biên;

-  Cán bộ Tổ chức Phòng Giáo dục và Đào tạo Tịnh Biên;

- Cán bộ Thư viện thiết bị-Công nghệ thông tin Phòng Giáo dục và Đào tạo Tịnh Biên;

- Kế toán trưởng Phòng Giáo dục và Đào tạo Tịnh Biên;

- Lãnh đạo UBND xã, thị trấn …..……

Đến dự phiên họp bàn giao nhiệm vụ Hiệu trưởng (đơn vị) …………………………………………………………………

Thời gian: Vào lúc … giờ … phút, ngày … tháng … năm ….

Địa điểm: ……………………………………………...

Để công tác bàn giao được thuận lợi, rất mong quý vị sắp xếp thời gian, công việc đến dự họp đầy đủ.

Hân hạnh được đón tiếp./.

Mẫu 1-QĐBKK

QUYẾT ĐỊNH

Về việc thành lập Ban Kiểm kê bàn giao nhiệm vụ.

                                              ____________________________

HIỆU TRƯỞNG (GIÁM ĐỐC, CHỦ NHIỆM) …………………..

Căn cứ Thông tư liên tịch số 07/2009/TTLT-BGDĐT-BNV ngày 15/4/2009 của Bộ Giáo dục và Đào tạo và Bộ Nội Vu về việc hướng dẫn thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế đối với đơn vị sự nghiệp công lập giáo dục và đào tạo;

Căn cứ (Quyết định  điều động …) ……………………….………………………. …;

Căn cứ (Quyết định bổ nhiệm …) …………………………………………………. …;

Căn cứ Hướng dẫn số 499/HD-PGDĐT ngày 01/8/2013 của Phòng Giáo dục và Đào tạo về việc hướng dẫn công tác tổ chức bàm giao nhiệm vụ;

Xét yêu cầu, năng lực công tác của cán bộ, công chức, viên chức (đơn vị …)  …….,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay thành lập Ban Kiểm kê bàn giao nhiệm vụ (đơn vị) …………………., với thành phần sau:

1- Ông (bà) …………………………………………………………………………..;

2- Ông (bà) …………………………………………………………………………..;

Điều 2. Ban Kiểm kê bàn giao nhiệm vụ có trách nhiệm thực hiện đúng Hướng dẫn số 499HD-PGDĐT ngày 01/8/2013 của Phòng Giáo dục và Đào tạo Tịnh Biên;

- Thời gian làm việc từ ngày …/…/… đến hết ngày …/…/…;

- Họp Ban Kiểm kê lúc … giờ …, ngày …/…/…. tại ………………………………

Điều 3. Các ông (bà) (gồm các bộ phận liên quan) …………….. và ông (bà) có tên ở điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

Mẫu 2-BBBG

BIÊN BẢN BÀN GIAO NHIỆM VỤ

Thời gian: ……. giờ …, ngày …/…/…

Địa điểm: …………………………………………………………………………….

Thành phần:

* Phòng GDĐT:

1- Ông (bà) …………………………, (chức vụ, đơn vị công tác) ……………….;

2- Ông (bà) …………………………, (chức vụ, đơn vị công tác) ……………….;

* Địa phương:

1- Ông (bà) …………………………, (chức vụ, đơn vị công tác) ……………….;

2- Ông (bà) …………………………, (chức vụ, đơn vị công tác) ……………….;

* Đơn vị (sở tại):

1- Ông (bà) …………………………, (chức vụ, đơn vị công tác) ……………….;

2- Ông (bà) …………………………, (chức vụ, đơn vị công tác) ……………….;

I- Các căn cứ:

- Căn cứ Căn cứ (Quyết định  điều động …) ……………………………………. …;

- Căn cứ Căn cứ (Quyết định bổ nhiệm …) ………………..……………………. …;

- Căn cứ Hướng dẫn số 499/HD-PGDĐT ngày 01/8/2013 của Phòng Giáo dục và Đào tạo Tịnh Biên về việc hướng dẫn công tác tổ chức bàn giao nhiệm vụ;

- Căn cứ các biên bản Ban Kiểm kê bàn giao nhiệm vụ thực hiện theo Quyết định số …/QĐ-… ngày …/…/… của (đơn vị) …………………………………………………..

II- Nội dung: Bàn giao nhiệm vụ …

- Bên giao: Ông (bà) ……………….., nguyên (chức vụ, đơn vị) …………………;

- Bên nhận: Ông (bà) ……………….., (chức vụ, đơn vị) ……………...…………;

1- Về nhân sự:

            ………………………………………………………………………………………..

            ………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………..

2- Về cơ sở vật chất, tài sản, thiết bị:

            ………………………………………………………………………………………..

            ………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………..

3- Về tài chính:

            ………………………………………………………………………………………..

            ………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………..

4- Về chuyên môn:

            ………………………………………………………………………………………..

            ………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………..

5- Các vấn đề khác (các tổ chức đảng, đoàn thể …):

            ………………………………………………………………………………………..

            ………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………..

            6- Vấn đề còn tồn đọng và hướng giải quyết:

            6.1. Nội dung …………………….…………………………………………………..

            - Nguyên nhân: ..……………………………………………………………………..

- Hướng giải quyết: …………………………………………………………………..

            6.2. Nội dung …………………….…………………………………………………..

            - Nguyên nhân: ..……………………………………………………………………..

- Hướng giải quyết: …………………………………………………………………..

III- Ý kiến của thành phần tham dự:

            1- Ý kiến các thành viên đơn vị sở tại:

            ………………………………………………………………………………………..

            ………………………………………………………………………………………..

2- Ý kiến của bên nhận (nêu những vướng mắc trong quá trình giao, nhận thực tế tại đơn vị):

            ………………………………………………………………………………………..

            ………………………………………………………………………………………..

3- Ý kiến của địa phương:

            ………………………………………………………………………………………..

            ………………………………………………………………………………………..

4- Ý kiến và kết luận của Phòng GDĐT:

            ………………………………………………………………………………………..

            ………………………………………………………………………………………..

IV- Thư ký thông qua biên bản:

Biên bản kết thúc lúc … giờ …, ngày …/…/… có sự chứng kiến của tất cả các thành viên theo thành phần dự họp.

* Biên bản này kèm theo các phụ lục bàn giao về nhân sự, cơ sở vật chất, chuyên môn, tài chính, các phụ lục khác (nếu có)./.

 THƯ KÝ                                           BÊN GIAO                                  BÊN NHẬN                                     

   (Ký và ghi rõ họ, tên)                           (Ký và ghi rõ họ, tên)                         (Ký và ghi rõ họ, tên)

THÀNH PHẦN CHỨNG KIẾN (Phòng GDĐT, địa phương):

1- Ông (bà) ……………, (chức vụ, đơn vị công tác) …………… (ký tên) ………;

2- Ông (bà) ……………, (chức vụ, đơn vị công tác) …………… (ký tên) ………;

2- Ông (bà) ……………, (chức vụ, đơn vị công tác) …………… (ký tên) ………;

* Lưu ý: Biên bản phải được đóng dấu treo ở góc trái phía dưới tên đơn vị và đóng dấu giáp lai các trang./.

Phụ lục 1-NS

PHỤ LỤC HỒ SƠ BÀN GIAO NHÂN SỰ

(Kèm theo biên bản kiểm kê …)

* Tùy theo bậc học, cấp học và thực tế tại đơn vị mà thống kê bao nhiêu loại hồ sơ./.

Bên giao                                                                                             Bên nhận

(Ký, ghi họ và tên, đóng dấu)                                                     (Ký, ghi họ và tên)

Phụ lục 2-CSVC

PHỤ LỤC HỒ SƠ BÀN GIAO CƠ SỞ VẬT CHẤT

(Kèm theo biên bản kiểm kê …)

* Tùy theo bậc học, cấp học và thực tế tại đơn vị mà thống kê bao nhiêu loại hồ sơ./.

            Bên giao                                                                                             Bên nhận

(Ký, ghi họ và tên, đóng dấu)                                                     (Ký, ghi họ và tên)

Phụ lục 3-TC

TỔNG HỢP TÌNH HÌNH KINH PHÍ VÀ SỬ DỤNG KINH PHÍ

Tính đến ngày …/…/…

            Lập bảng                                                                          Bên giao                                                                     Bên nhận

(Ký, ghi họ và tên)                                                                   (Ký, ghi họ, tên, đóng dấu)                                                     (Ký, ghi họ và tên)

            * Lưu ý: Ngoài bảng tổng hợp trên, khi bàn giao phải đính kèm các loại hồ sơ:

                        1- Đối chiếu số dư với Kho bạc (tiền gửi, ngân sách nhà nước) tại thời điểm bàn giao;

                        2- Liệt kê các chứng từ chưa thanh toán với Kho bạc;

                        3- Liệt kê các chứng từ cá nhân tạm ứng nếu có;

                        4- Biên bản kiểm kê tiền mặt tại thời điểm bàn giao.